Soft skills та психологія у роботі Project Manager

Емоційний інтелект в роботі PM

‍

Емоційний інтелект (EQ) – це здатність розуміти власні емоції та емоції інших людей, а також використовувати цю інформацію для ефективної взаємодії та управління. Для проєктного менеджера розвинений емоційний інтелект є критично важливим, оскільки він постійно взаємодіє з різними людьми: членами команди, замовниками, керівництвом та іншими зацікавленими сторонами.

‍

В яких випадках емоційний інтелект допомагає менеджеру на проєкті?

PM з високим EQ краще розуміє емоційний стан співрозмовників, що дозволяє йому більш ефективно доносити інформацію, розв’язувати конфлікти та будувати довірливі відносини. Тобто емоційний інтелект - це база для пошуку індивідуального підходу до кожної людини. Гарний PM повинен вміти не лише слухати, але й чути що йому говорять інші і, за потреби, адаптовувати свій стиль спілкування до потреб аудиторії. 

Розуміючи емоції та потреби членів команди, менеджер також може знайти ефективні важелі для їхньої мотивації (наприклад, надаючи своєчасну підтримку та визнання досягнень команди). Таким чином, це створює позитивну та сприятливу робочу атмосферу, де кожен учасник відчуває свою цінність. 

Цікавий факт: дослідження показують, що значний відсоток успіху лідера (близько 90%) залежить саме від його емоційного інтелекту.

Проєктний менеджер - це лідер команди і емоційний інтелект є важливою складовою ефективного лідерства. Лише PM, який розуміє свої емоції та емоції інших, здатний надихати команду, конструктивно підходити до вирішення конфліктів, враховуючи людський фактор може вести за собою команду та приймати зважені управлінські рішення.

‍

Тайм-менеджмент в управлінні проєктами

‍

Постійні дедлайни та необхідність контролювати безліч завдань одночасно змушують менеджера покладатися на ефективні практики тайм-менеджменту, а не на інтуїтивні підходи. Важливо уточнити, що Time management - це не чарівна пігулка, яка дозволить виконувати більше задач за той самий час. Це більше про тверезий підхід до планування задач і максимізації свого професійного потенціалу. Таким чином, перелічені нижче підходи дозволяють правильно розставляти пріоритети, планувати свій час та уникати прокрастинації під час проєкту. 

Порада: PM не обов’язково повинен використовувати всі популярні практики тайм-менеджменту, але варто протестувати кожну і обрати ту, яка найбільше підходить під ваш стиль поведінки та управління.

‍

Жорстко-гнучке планування

Ця техніка дозволяє згрупувати та спланувати задачі на день. Задачі, які жорстко прив’язані до часу йдуть в ліву колонку, а ті, що мають бути виконані без прив’язки до часу - в ліву (при чому, для деяких ви можете вказати приблизний час виконання). Таким чином, ви маєте гібридний формат планування, і самі визначаєте проміжки для виконання гнучких задач.

У випадку, якщо задачі виконані, вони закреслюються. Не виконані задачі переносяться на наступний день.

‍

Матриця Ейзенхауера

Цей інструмент допомагає розставляти пріоритети, розділяючи завдання на чотири категорії: 

1. важливі та термінові; 
2. важливі, але не термінові;
3. термінові, але не важливі;
4. не важливі й не термінові. 

Саме в такому порядку варто виконувати задачі. При цьому, менеджеру слід зосередитися на завданнях з 2-го блоку, адже саме тут знаходяться важливі задачі, які можна виконати в спокійному темпі. Якщо задач з 1-го блоку небагато (2-3), то це цілком нормальна картина, однак якщо задачі цього блоку переважають - варто визначити причину і ретельніше підходити до планування.

‍

Правило 2 хвилин

Це правило активно використовується в підході GTD. Якщо виконання завдання займає менше двох хвилин, не потрібно нікуди його записувати та планувати на потім. Зробіть його негайно. Це допомагає швидко розправитися з дрібними справами та не накопичувати їх.

‍

Що ще має врахувати менеджер при плануванні часу?

Резервуйте конкретні часові блоки у своєму календарі для виконання важливих завдань. Це допомагає сфокусуватися та уникнути відволікань на соціальні мережі, особисті чати та сповіщення. Залиште відкритими лише важливі робочі канали на цей проміжок часу.

Не намагайтеся зробити все самостійно. Ефективний PM вміє розрізняти задачі, які потребують його прямого виконання. Не бійтеся делегувати завдання членам команди, звільняючи свій час для більш стратегічних завдань.

Паперове планування все ще має свої переваги, але в час активної цифровізації існує безліч додатків та програм (наприклад, Todoist, Asana, Trello з функціями дедлайнів), які допомагають планувати, відстежувати час та нагадувати про важливі завдання без необхідності звертатися до фізичних нотатків.

‍

Як менеджеру не вигорати та зберігати енергію на роботі

Управління кількома проєктами одночасно та жонглювання великою кількістю завдань може призвести до емоційного та фізичного виснаження, відомого як професійне вигорання. Для проєктного менеджера, який часто працює в умовах високого стресу, важливо впроваджувати стратегії, які допоможуть зберегти енергію та запобігти вигоранню. PM не зможе допомогти справитися з вигоранням учасникам команди, якщо він сам не навчитися запобігати власному вигоранню.

Які існують стратегії для уникнення вигорання на проєкті?

• Встановлюйте реалістичні очікування. Ви не супергерой, тому не намагайтеся зробити неможливе. Реально оцінюйте свої сили та можливості команди при плануванні проєктів.
• Фокусуйтеся на головному. Врахуйте попередні підходи до тайм-менеджементу, які дозволять вам не розпорошуватися на всі завдання одночасно і зосередитися на найважливіших.
• Навчіться говорити “ні”. Не треба брати на себе нові зобов’язання, якщо вже навантажені до піку і відчуваєте, що не зможете виконати їх якісно та вчасно. Це лише підвищить ваш кредит довіри в управлінні очікуваннями людей.
• Робіть паузи в роботі. Короткі перерви протягом робочого дня допомагають відновити концентрацію та запобігти перевтомі. Одна з популярних практик в цьому - метод Помідоро.
• Підтримуйте баланс між роботою та особистим життям. Не ставте роботу №1 пріоритетом у житті. Так, вона приносить кошти для існування, але намагайтеся приділяти вільний час на хобі, додаткові активності, які приносять задоволення, або просто спілкування з близькими.
• Слідкуйте за фізичним та ментальним здоров’ям. Регулярний спорт, правильне харчування, здоровий сон та техніки релаксації (медитація, йога) дозволяють вашому організмі боротися зі стресом на психохімічному рівні.

Порада: вимкніть сповіщення для всіх робочих чатів, де є декілька учасників. Якщо це щось важливе, то вас згадають у повідомленні. В інших випадках, набридливі сповіщення не будуть вас відволікати в робочий час і ви самі вирішите коли треба звернути на них увагу.

‍

Отже, успішний проєктний менеджер в ІТ – це не лише технічний експерт, але й людина з розвиненим емоційним інтелектом, яка вміє ефективно спілкуватися, мотивувати команду та розв'язувати конфлікти. Розуміння емоційного стану колег та замовників є ключем до побудови довірливих відносин та досягнення спільних цілей. Паралельно з цим, вміння ефективно керувати своїм часом, розставляти пріоритети та делегувати завдання допомагає PM-у залишатися продуктивним в умовах багатозадачності та контролювати хід проєкту.

В інтенсивному ритмі ІТ-індустрії, де часто доводиться вести кілька проєктів одночасно, надзвичайно важливим є вміння піклуватися про своє ментальне та фізичне здоров'я. Впровадження стратегій запобігання професійному вигоранню, таких як встановлення реалістичних очікувань, підтримка балансу між роботою та особистим життям, а також здоровий спосіб життя є запорукою довготривалої ефективності та інвестицією в кар'єрне зростання проєктного менеджера.

‍