Популярні інструменти в арсеналі Project Manager в ІТ

Trello

Складність опанування: ⭐

Trello – це інструмент для управління проєктами, побудований на основі канбан-дошок. Його простий та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс робить його ідеальним вибором для невеликих команд та проєктів, а також для тих, хто тільки починає свій шлях у проєктному менеджменті. Він вважається базовим інструментом в арсеналі проєктного менеджера, тому організувати роботу команди та навчитися використовувати переваги Trello не займе багато часу.

‍

‍

Що робить PM в Trello?

• Планує та розподіляє задачі: PM створює дошки для кожного проєкту, на яких розміщує списки (колонки), що відображають різні етапи виконання (наприклад, "Беклог", "В роботі", "На перевірці", "Завершено"). У кожному списку створюються картки, які представляють окремі задачі. PM призначає відповідальних, додає опис, терміни виконання, мітки, пріоритети та вкладає необхідні файли до карток.
• Відстежує прогрес: менеджер візуально контролює рух карток між колонками, що дає чітке розуміння поточного стану проєкту та прогресу виконання окремих задач. Це допомагає швидко ідентифікувати затримки та усунути потенційні проблеми.
• Налагоджує співпрацю: завдяки коментарям до карток PM підтримує ефективну комунікацію з членами команди, обговорює деталі завдань, надає зворотний зв'язок та відповідає на запитання. Згадування (@ім'я_користувача) допомагає швидко залучити потрібних людей до обговорення конкретного завдання.
• Керує часом: встановлення дедлайнів на картках та використання нагадувань допомагає проєктному менеджеру контролювати терміни виконання проєкту та окремих завдань, забезпечуючи своєчасне завершення роботи.

Але лише цим списком можливості Trello не закінчуються. Додаткові плагіни та автоматизація дозволяють перекласти ручні дії на систему і сконцентруватися на дійсно важливому. До речі, бізнес аналітик може використовувати Trello для збору та організації вимог у вигляді карток, а також для спільної роботи з командою над розумінням цих вимог.

Для яких проєктів найкраще підходить Trello? 

Trello чудово підходить для невеликих та середніх проєктів з гнучкими вимогами, де важлива візуалізація процесу та проста співпраця. Він також є чудовим інструментом для особистої організації роботи та управління невеликими командами. З упевненістю можна сказати, що це №1 універсальний інструмент для організації командної роботи в різних сферах діяльності.

‍

Jira

Складність опанування: ⭐⭐⭐

Jira – це потужна та гнучка система для управління проєктами та відстеження помилок, розроблена компанією Atlassian. Вона особливо популярна серед Agile-команд, розробників програмного забезпечення та великих проєктів зі складними робочими процесами.

‍

‍

Що робить PM в Jira?

• Планує та організовує спринти (в Agile): PM використовує Jira для створення та управління беклогом продукту, планування спринтів, визначення цілей спринту та розподілу завдань між членами команди. Він створює епіки (великі блоки робіт), історії користувачів (конкретні функціональні вимоги) та підзадачі для деталізації роботи.
• Відстежує та візуалізує прогрес: завдяки різноманітним дошкам (Scrum, Kanban), звітам та дашбордам, проєктний менеджер може в режимі реального часу відстежувати прогрес виконання завдань, виявляти блокери та вузькі місця, а також візуалізувати ключові метрики проєкту (наприклад, швидкість роботи команди, час виконання завдань тощо).
• Управяти робочим процесом (Workflow): PM налаштовує та контролює робочі процеси (статуси завдань та переходи між ними), щоб забезпечити прозорість та керованість виконання завдань на кожному етапі.
• Налаштовує співпрацю: Jira забезпечує можливості для коментування завдань, згадування користувачів, прикріплення файлів та інтеграції з іншими інструментами (наприклад, Confluence, Slack), що сприяє ефективній комунікації та співпраці в команді.
• Управляє ризиками та блокерами: менеджер може використовувати Jira для відстеження ризиків та блокерів, призначення відповідальних за їхнє вирішення та контролювати їхній статус.

По суті, Jira володіє всіма перевагами Trello та доповнює її додатковими функціями, які будуть корисні саме при розробці програмного продукту ІТ-командами. BA теж не обходить цей інструмент стороною, адже він може керувати вимогами в Jira описуючи та пов’язуючи їх між собою, слідкувати за їхнім виконанням через відповідні звіти та налаштовані фільтри. І це далеко не весь перелік можливостей інструменту 🤓

Для яких проєктів найкраще підходить Jira?

Jira є ідеальним вибором для проєктів будь-якого розміру та складності, особливо для команд, які використовують Agile-методології (Scrum, Kanban). Її гнучкість та широкі можливості кастомізації роблять її потужним інструментом для управління розробкою програмного забезпечення та іншими складними проєктами.

‍

MS Project

Складність опанування: ⭐⭐

MS Project – це потужне програмне забезпечення для управління проєктами від Microsoft, яке використовується для планування, відстеження прогресу, управління бюджетом та аналізу проєктів. Це надійний інструмент, який протягом багатьох років залишається популярним серед проєктних менеджерів. Інструмент має хмарну версію, яка дозволяє поширювати менеджеру актуальну інформацію про статус проєкта і налаштувати взаємодію всередині команди.

‍

‍

Що робить PM в MS Project?

• Створює детальні плани: менджер проєкту визначає всі необхідні завдання, встановлює їхню тривалість та залежності між ними (яке завдання має початися після завершення іншого), визначає віхи (ключові точки проєкту) та формує критичний шлях (послідовність завдань, які безпосередньо впливають на загальний термін проєкту). Візуалізація плану відбувається за допомогою діаграми Ганта.
• Керує ресурсами: PM призначає виконавців на кожне завдання, вказує необхідний обсяг їхньої роботи, відстежує їхню завантаженість та доступність. Це допомагає оптимізувати розподіл роботи та уникнути перевантаження окремих членів команди.
• Відстежує прогрес: проєктний менеджер регулярно оновлює фактичний стан виконання завдань (відсоток завершення, фактичні дати початку та закінчення), що дозволяє порівнювати фактичний прогрес із запланованим. Завдяки цьому можна своєчасно виявляти відставання від графіка та вживати коригувальних заходів.
• Управляє бюджетом: MS Project дозволяє встановлювати планові витрати на проєкт та відстежувати фактичні витрати на ресурси та виконання завдань. Це дозволяє контролювати бюджет проєкту та аналізувати відхилення.
• Створює звіти: інструмент надає різноманітні інструменти для аналізу даних проєкту, такі як звіти про стан виконання, використання ресурсів, бюджетні показники тощо. PM може налаштовувати звіти відповідно до потреб зацікавлених сторін.

Цікава особливість MS Project в тому, що його онлайн версія дозволяє використати схожі функції, що надає Trello (Kanban дошка). Тобто менеджеру достатньо розписати задачі у вигляді діаграми Ганта і вони автоматично з’являються в списку “Беклог” на дошці. А в момент переміщення карток із задачами по дошці, на діаграмі буде відображатися загальний прогрес виконання проєкту.

Для яких проєктів найкраще підходить MS Project?

MS Project є потужним інструментом, який найкраще підходить для середніх та великих проєктів, де потрібне детальне планування, управління ресурсами та відстеження прогресу. Він особливо корисний для проєктів з чітко визначеними етапами та залежностями між завданнями, тобто для проєктів по моделі Waterfall.

‍

Confluence

Складність опанування: ⭐⭐

Confluence – це платформа для спільної роботи та керування знаннями по проєкту. Вона являє собою централізований простір, де команди можуть створювати, організовувати та обмінюватися інформацією, документацією, планами проєктів, нотатками зустрічей та іншим контентом. Confluence тісно інтегрований з Jira та іншими інструментами Atlassian.

‍

‍

Що робить PM в Confluence?

• Документує проєктні вимоги: PM (або BA) використовує Confluence для створення та організації документації з вимогами до проєкту. Це можуть бути специфікації вимог, User Stories, Acceptance Criteria, глосарії та інші важливі документи. Завдяки можливостям спільного редагування, команда може брати активну участь у їхньому обговоренні та вдосконаленні.
• Занотовує зустрічі: менеджер використовує Confluence для фіксації результатів зустрічей з замовниками та командою, прийнятих рішень та наступних кроків. Це забезпечує прозорість та зберігає важливу інформацію в одному місці.
• Спільна робота над документацією: Confluence забезпечує можливість одночасної роботи декількох користувачів над однією сторінкою, що спрощує процес створення та оновлення документації. PM може надавати доступ до сторінок зацікавленим сторонам для перегляду та коментування.
• Інтегрує проєктні артефакти: інструменти досить багатий на можливості і інтеграції з іншими онлайн-сервісами. Проєктний менеджер може інтегрувати на першу сторінку план на майбутню ітерацію, на другу список актуальних задач в Jira з їхніми статусами, а на третю діаграму з Miro, що робить Confluence повноцінним агрегатором проєктних знань.

Варто додати, що цей інструмент однаково корисний як для PM, BA, так і для інших учасників команди. Адже кожен має змогу доповнити проєктні знання особистими документами, які дозволять команді швидко знаходити необхідну інформацію і прискорити час виконання завдань.

Для яких проєктів найкраще підходить Confluence?

Confluence є незамінним інструментом для проєктів будь-якого розміру та типу, де важлива ефективна комунікація, спільна робота над документацією та централізоване зберігання знань. Його тісна інтеграція з Jira робить його особливо цінним для команд, які використовують продукти Atlassian для управління розробкою.

‍

Miro

Складність опанування: ⭐⭐

Miro – це онлайн-платформа для візуальної співпраці, яка надає безмежну інтерактивну дошку для брейнштормінгів, планування, стратегічного мислення, створення діаграм, візуалізації даних та проведення онлайн-воркшопів. Хоча це не класичний інструмент управління проєктами в прямому сенсі, він є надзвичайно корисним для візуалізації та спільної роботи на різних етапах проєкту як для проєктного менеджера, так і для бізнес аналітика.

‍

‍

Що робить BA в Miro?

• Збирає та візуалізує вимоги: BA використовує Miro для проведення спільних сесій з замовником та командою для збору та візуалізації вимог. Це можуть бути ментальні карти, діаграми User Story Mapping, схеми бізнес-процесів, прототипи інтерфейсів тощо. Візуалізація допомагає краще зрозуміти потреби замовника та донести їх до команди розробки.
• Проводить воркшопи та брейнштормінги: Miro є чудовою платформою для організації онлайн-воркшопів, брейнштормінгів та сесій спільного прийняття рішень. Аналітик може використовувати різні шаблони та інтерактивні інструменти для залучення учасників та фіксації результатів.
• Створює діаграми та моделі: BA використовує Miro для створення різноманітних діаграм, таких як UML-діаграми, ER-діаграми, блок-схеми, які допомагають візуалізувати структуру системи, потоки даних та інші важливі аспекти проєкту.
• Організовує спільну роботу над документацією: Хоча Miro не є інструментом для керування документацією, бізнес аналітик може використовувати його для створення візуальних конспектів зустрічей, схем та діаграм, які потім можуть бути інтегровані в проєктну документацію.

Проєктний менеджер також знаходить купу переваг при роботі з Miro. Він може візуалізувати дорожні карти, проводити ретроспективи з командою або презентації стейкхолдерам і одразу фіксувати результати обговорень на дошці (наприклад, під час брейнштормінгу).

Для яких проєктів найкраще підходить Miro?

Miro є універсальним інструментом для проєктів будь-якого типу та розміру, де важлива візуальна співпраця, брейнштормінг, спільне планування та візуалізація інформації. Він особливо корисний на початкових етапах проєкту (визначення вимог, планування) та для підтримки ефективної комунікації в розподілених командах.

‍

Отже, у світі управління ІТ-проєктами існує безліч інструментів, кожен з яких має свої сильні сторони та особливості. Trello вирізняється своєю простотою та інтуїтивністю, що робить його чудовим вибором для невеликих проєктів та команд, де важлива візуалізація робочого процесу. Jira, навпаки, є потужною та гнучкою системою, ідеальною для складних проєктів та команд, які використовують Agile-методології, надаючи широкі можливості для планування, відстеження та аналізу прогресу. MS Project, як визнаний лідер у сфері управління проєктами, пропонує розширені функції для детального планування, управління ресурсами та бюджетом, ідеально підходячи для середніх та великих проєктів зі складною структурою, таких як Waterfall, але не обмежується ними. Miro виступає як незамінна платформа для візуальної співпраці, брейнштормінгів та спільного планування на різних етапах проєкту, допомагаючи командам генерувати ідеї, краще розуміти завдання та знаходити спільні рішення. Нарешті, Confluence стає центральним хабом для знань та спільної роботи над документацією, забезпечуючи прозорість та доступність інформації для всієї команди.

Зрозуміло, що це не весь набір інструментів в арсеналі проєктного менеджера. Однак, перелічені та інші сервіси можна з легкістю опанувати пройшовши програму підготовки “Проєктний менеджер в ІТ” за підтримки ментора, який завжди підкаже як виконати бажану операцію і навчить використовувати ці онлайн-інструменти на просунутому рівні.

Вибір оптимального інструменту залежить від специфіки проєкту, розміру команди, обраної методології та потреб проєктного менеджера та бізнес аналітика. Важливо пам'ятати, що ефективне використання цих інструментів значно підвищує продуктивність команди, покращує комунікацію та сприяє успішному завершенню ІТ-проєктів. Головне - не гнатися за трендами, а обрати саме той інструмент, який найкраще відповідає потребам вашої команди та допомагає досягти поставлених цілей.